Heel wat ondernemingen in Vlaanderen zijn op zoek naar een alternatief voor hun bestaande ISDN-lijn of analoge lijn. Sommige ondernemingen worden zelfs gedwongen door het nieuwe beleid van Proximus. In 2017 kondigde Proximus aan het bestaande netwerk te willen moderniseren. Als gevolg wordt bij elke installatie of upgrade de huidige ISDN lijn vervangen door een IP alternatief.

Mede dankzij deze nieuwe benadering van Proxiums, hebben de termen ‘cloud telefonie’ en ‘VoIP’ aan populariteit toegenomen. Wat is echter het verschil tussen cloud telefonie en VoIP? Wat zijn de voordelen, en welke zakelijke telefooncentrale is de beste voor uw onderneming?

Definities, verschillen, gelijkenissen, toepassingen, en voordelen voor uw onderneming

Wat is Cloud Telefonie?

Cloud telefonie maakt gebruik van een virtuele, externe telefooncentrale. In essentie verhuist de telefooncentrale van uw onderneming naar de cloud. De centrale wordt daar gehost door de telefonieaanbieder.

Enkel de toestellen, verbonden met de telefooncentrale via een internetverbinding, bevinden zich nog binnen uw onderneming.

Wat is VoIP?

VoIP is een acroniem voor Voice over Internet Protocol. Dit verwijst naar stemoverdracht via het internet. Een VoIP centrale is dus een telefooncentrale die telefoongesprekken via een internetverbinding (IP) tot stand brengt.

VoIP zet de stem, het analoge signaal, om in een digitaal signaal. Dit digitale signaal wordt naar de ontvanger verstuurd via het internet, waar het uiteindelijk terug wordt omgezet naar geluid. 

Is Cloud Telefonie hetzelfde als VoIP?

Zowel bij cloud telefonie als bij VoIP vindt de gegevensoverdracht plaats via een internetverbinding. In feite maakt cloud telefonie zelfs gebruik van VoIP technologie. Maar wat is dan het verschil tussen beide manieren van telefoneren? Door het veelvuldig door elkaar gebruiken van deze termen, is er verwarring ontstaan over het verschil tussen cloud telefonie en VoIP.

Het grote verschil tussen cloud telefonie en VoIP telefonie zit in de locatie van de telefooncentrale. Zoals de naam insinueert, bevindt de telefooncentrale zich bij cloud telefonie in de cloud. Met andere woorden, de centrale wordt gehost in een datacenter en bevindt zich niet bij u op locatie.

In het geval van VoIP kan de telefooncentrale zich zowel in de cloud bevinden (cloud telefonie) als bij u op locatie.

Twee locaties voor VoIP telefooncentrales

1. VoIP in de cloud

Een VoIP centrale in de cloud is een virtuele telefooncentrale op een server in een datacenter. Dit betekent dat u naast de gebruikelijke apparaten (denk aan telefoontoestellen, headsets enzovoorts), geen andere hardware op locatie hebt. Vaak komt het ook voor dat bij een VoIP centrale die niet zich niet op locatie bevindt, het beheer en de configuratie ervan wordt uitbesteed. Op deze manier wordt u volledig ontzorgd op het gebied van uw bedrijfstelefonie.

2. VoIP on premise

Een VoIP centrale on premise is een virtuele telefooncentrale op een server binnen uw onderneming. Het gaat om dezelfde software en het enige verschil is de locatie van de server. Daarnaast is het ook mogelijk dat u zelf instaat voor het onderhoud, beveiliging en configuratie van de telefooncentrale.

Voordelen van Cloud Telefonie en VoIP ten opzichte van traditionele telefonie

Cloud telefonie heeft de laatste jaren enorm in populariteit toegenomen. Zowel grote als kleine ondernemers zijn gevallen voor de veelzijdigheid en het gebruiksgemak van cloud telefonie. Daarnaast zijn er nog vele andere voordelen, waaronder:

1. Kostenbesparing

Bellen via VoIP telefonie levert een grote besparing op in vergelijking met het bellen via het traditionele telefoonnetwerk.

Allereerst bespaart u op de gesprekskost. Uw ISDN abonnement kunt u opzeggen aangezien uw telefooncentrale vanaf nu via een internetaansluiting met de buitenwereld verbonden worden. Een nog grotere besparing kan behaald worden indien u regelmatig naar het buitenland telefoneert. Ook op gesprekken binnen de onderneming kunt u besparen. Voor interen gesprekken wordt geen enkele kost aangerekend. Extra handig wanneer uw onderneming meerdere vestigingen heeft.

Daarnaast kan u op de infrastructuur besparen als u kiest voor een cloud centrale.  U hoeft met cloud telefonie niet langer een telefooncentrale te huren en zelf te configureren.

2. Flexibiliteit

Via cloud telefonie bent u altijd en overal bereikbaar mits u toegang hebt tot een internetverbinding. Via uw smartphone of tablet maakt u eenvoudig verbinding met de telefooncentrale. U bent bijgevolg niet enkel op kantoor maar ook onderweg of thuis bereikbaar op hetzelfde telefoonnummer.

Afhankelijke van uw telefooncentrale bent u soms ook instaat een videoconferenties te hosten of een virtuele vergadering. Een zeer handige functie om samen te werken met thuiswerkers.

3. Productiviteit

VoIP technologie kan tegenwoordig geïntegreerd worden met uw Customer Relationship Management tool (CRM). Hierdoor kunt u eenvoudig via uw computer telefoongesprekken beginnen

4. U kunt uw oude en internationale nummers behouden

Bij het overstappen naar VoIP telefonie bent u instaat om uw bestaande telefoonnummer te behouden. Daarnaast kunt u eenvoudig een internationaal nummer toevoegen. Op deze manier kunnen uw buitenlandse klanten voordelig via een lokaal tarief met u communiceren.

5. Volledige ontzorging: beheer wordt uitbesteed

Aangezien de telefooncentrale virtueel is en zich op een server bevindt, is deze eenvoudig te beheren en configureren door uw cloud aanbieder. Daarnaast staat de cloud aanbieder meestal ook in voor de beveiliging van de centrale.

Door dit alles kunt u optimaal gebruik maken van uw telefooncentrale zonder een extra inspanning te hoeven leveren. Hierdoor kunt u zich volledig focussen op uw eigen product of service.

6. Een cloud centrale is eenvoudig in te richten: u gaat snel van start

Het inrichten van een telefooncentrale in de cloud neemt gewoonlijk niet veel tijd in beslag. Daarnaast werken de meeste toestellen met plug and play technologie: een nieuw toestel gebruiken is zo simpel  als het verbinden met het internet.

Welke vorm van zakelijke telefonie past het beste bij uw onderneming?

Omwille van de bovenstaande redenen stappen vele kleine en middelgrote bedrijven tegenwoordig over op cloud telefonie. Grotere bedrijven kiezen vaker nog voor een eigen VoIP centrale op locatie. De reden hiervoor kan zijn dat de onderneming de kennis in huis heeft om de centrale te onderhouden. Een bijkomend voordeel is dat zij hierdoor volledige controle hebben over de veiligheid en het beheer van de centrale.